Que me puede decir de la
importancia de contar con conocimientos de producción y tratamiento de
documentos en la Administración Pública.
¿Le han dado algún curso de
administración o gestión de documentos en la Administración Pública?
Para usted es importante que se
imparta algún curso de inducción al puesto? ¿Le gustaría obtenerlo?
¿Le han aplicado un cuestionario
de Diagnóstico de necesidades de capacitación?
¿Sabe si el Organismo para el que trabaja cuenta con un
área de capacitación?
Que me puede decir de la
importancia que tiene el conocer la adecuada gestión y resguardo de documentos.
¿En qué manera sirven los
diversos documentos en la toma de decisiones de los directivos?
Aspectos que se consideraron en el segundo recorrido:
üInformación
relativa a la importancia que se le da al resguardo de los documentos.
üCapacitación
recibida en materia de producción, tratamiento y gestión de documentos.
üImportancia
de los documentos en la toma de decisiones
Observaciones en el segundo
recorrido:
Nos percatamos de la falta de interés
y la acumulación de vicios en el proceso, posiblemente derivado por la falta de
capacitación formal o la transformación de la misma a causa de la alta rotación
de personal y nula actualización e inducción al puesto de los recién ingresados.
a)personas
o informantes en las entrevistas.
(A solicitud de
las personas entrevistadas o a las que se les aplico el cuestionario, se cambiaron
los nombres originales y se transcribe literalmente la entrevista.)
a.Domitila González Velazco, Secretaria de la Gerencia de Administración de
Personal, persona accesible, 17 años de trabajo en éste Organismo, con
experiencia y conocimiento en diversas Gerencias y Direcciones.
b.Sofía de la Luz Gómez, Jefa de la Unidad
Departamental de Relaciones Laborales, encargada de centro de Capacitación del
Organismo, enlace ante el INFODF.
c.Dolores Hernández, secretaria de la Gerencia de
Abastecimeintos 15 años en el Organismo.
d.Hector Buendía, encargado del funcionamiento del Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIAD), del sistema de Transporte Público.
TRANSCRIPCIÓN DE LA
ENTREVISTA
Domitila González
Velazco
Estamos con nuestra
amiga Domi, ella es secretaria en la Gerencia de Administración de personal en
el Sistema de Transporte de Pasajeros, como estas Domi:
— Bien, buenos días.
—Tú ya tienes algunos años de experiencia en el Sistema, ¿Que nos puedes decir de la importancia de contar con conocimientos de elaboración y tratamiento de documentos en la Administración Pública.
—Pues, para una secretaria como yo es lo principal, a mí siempre me ha gustado hacer bien mi trabajo, aunque solo tengo carrera técnica, creo que lo hago mejor que muchos que presumen de ser muy buenos, saber hacer un oficio, o una circular, o lo que sea, parece tarea sencilla, pero hay muchos que llegan y no saben hacerlo, luego tienes que estarles enseñando todo y ni asi…
— ¿Te han dado algún curso de administración o gestión de documentos en la Administración Pública’?
—Aquí, no, recientemente hemos tenido reuniones donde nos han dicho cómo mandar los expedientes al archivo general, pero cursos no. Algunas veces nos mandan a cursos de transparencia, ahí nos han dicho algo de cómo cuidar los documentos y así, pero aquí no.
—Para ti es importante que cuando ingresas a trabajar te dieran un curso de inducción al puesto?
—Estaría muy bien, para que no estén preguntando todo!!! (risas), pero solo te dicen que debes hacer y que no, pero no te dicen nada que tenga que ver con tu trabajo y menos como elaborar o cuidar la documentación.
— ¿Te han aplicado un cuestionario de diagnóstico de necesidades de capacitación?
— ¿Cómo?
Si, un cuestionario para saber que capacitación necesitas.
— No que yo recuerde, creo que eso no les interesa mucho a los jefes, solo capacitan a los choferes.
— Y ¿te gustaría que te enseñaran la importancia que tienen los documentos y por qué es útil cuidarlos?
— Claro¡¡, bueno, yo sé que debemos cuidarlos y guardarlos al menos cinco o seis años… creo¡¡¡
— ¿Sabe si este Organismo cuenta con un área de capacitación?
— Si, está en Xochimilco, allá mandan a los operadores de autobús cuando van a cambiarles el tarjetón.
— Que me puedes decir de la importancia que tiene el conocer la adecuada gestión y resguardo de documentos.
— Pues creo que es muy importante, porque el día que se vaya mi jefe o cualquiera de nosotros la información debe estar bien ordenada para que el trabajo se siga haciendo bien.
— ¿En qué manera sirven los diversos documentos en la toma de decisiones de los directivos?
— Pues siempre que llega uno nuevo nos pide cosas, oficios circulares del tema que quiere saber y si no estuviera esto sería un caos, lo bueno es que nosotras sabemos en dónde buscar, ya sea en las carpetas o en la computadora, si, y se la damos rapidito…(risas).
— Domi, muchas gracias por tu tiempo y disposición.
S6. Actividad 1: Observación, visitas, recorrido y diario de campo.
TEMA; LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA Y EL USO DE LAS FUENTES DOCUMENTALES
Actividades a realizar
a)primera visita a una institución pública.
Sistema de Transporte Público, (antes RTP, antes Ruta 100)
perteneciente a la Secretaria de Movilidad de la Ciudad de México, antes,
Secretaria del Transporte y Vialidad.
El Sistema cuenta con 15
inmuebles, de los cuales 7 de ellos son Módulos operativos y 8 son de actividad
administrativa y talleres de rehabilitación de piezas. Se encuentran
localizados estratégicamente en diversas delegaciones de la CDMX.
Las oficinas centrales así como
algunos módulos operativos se encuentran en pleno proceso de cambio físico, o
en remodelación, por lo tanto, considero que es momento oportuno para elegir el
inmueble en el que abre de realizar el presente ensayo de investigación.
Elegí las oficinas Centrales del
Sistema, ya que en esta instalación se podrá realizar con mayor efectividad la
observación del proceso que se realiza en la producción y tratamiento de
fuentes documentales en la investigación de un caso determinado, así como las
entrevistas y demás instrumentos de investigación de manera directa en el
contexto y la participación con los responsables de la toma de decisiones.
Recorrido en las Oficinas Centrales del Sistema de Transporte Público
El inmueble está localizado en la
calle Sadi Carnot 47 en la colonia Balbuena de la Delegación Cuauhtémoc en la
Ciudad de México, cuenta con un sótano y seis niveles en los cuales están distribuidas
cuatro Direcciones, la Dirección General, Gerencias, Jefaturas de Unidad
Departamental y el personal de apoyo administrativo, técnico y operativo, todos
producen documentos diversos, y los resguardan en bodegas deno0minadas archivos
y son escaneados y almacenados en carpetas de los discos duros de los equipos a
cargo del personal, toda la información electrónica es respaldada diariamente
por el área de Sistemas.
b)Exploración
detallada
Las secretarias y personal
administrativo elaboran principalmente oficios, circulares, notas informativas,
documentos que contienen información de todo tipo, referente al proceso de
funcionamiento de este Organismo descentralizado, encargado de la operación y
el funcionamiento de autobuses de transporte público.
Los documentos contienen la historia
y el contexto de la vida y operación del Sistema de Movilidad 1, en este primer
recorrido, ahora con un método, me percate que cada área de trabajo y trata de
manera distinta la elaboración y el proceso de entrega y resguardo de los
documentos, no se tiene uniformidad en este aspecto.
Los espacios destinados para el
resguardo de la información denominados archivos, no se encuentran cerrados ni
con una bitácora de consulta del personal, como lo indican las normas de tratamiento de archivos emitidos
por el Instituto de Transparencia,
Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de
Cuentas de la Ciudad de México.(INFODF)
Comúnmente se traspapelan
documentos, en algunos casos no los digitalizaron y recurrieron a solicitar una
copia al área que lo genero.
c)personas
o informantes clave para concertar con ellos una cita y realizar una
entrevista.
a.Domitila González Velazco, Secretaria de la Gerencia de Administración de
Personal, persona accesible, 17 años de trabajo en éste Organismo, con
experiencia y conocimiento en diversas Gerencias y Direcciones.
b.Sofía de la Luz Gómez, Jefa de la Unidad
Departamental de Relaciones Laborales, encargada de centro de Capacitación del
Organismo, enlace ante el INFODF.
c.Dolores Hernández, secretaria de la Gerencia de
Abastecimeintos 15 años en el Organismo.
d.Hector Buendía, encargado del funcionamiento del Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos (COTECIAD), del sistema de Movilidad 1.
Aspectos a considerar en la
próxima visita:
Información relativa a la importancia
que se le da al resguardo de los documentos.
Capacitación recibida en materia
de Gestión de Documentos.
Nos percatamos de la falta de interés
y la acumulación de vicios en el proceso, posiblemente derivado por la falta de
capacitación formal o la transformación de la misma a causa de la alta rotación
de personal y nula actualización e inducción al puesto de los recién ingresados.
La selección de las fuentes de información es sumamente importante, los buscadores convencionales nos ofrecen una gama inmensa de información, que en muchos de los casos son una mala copia de autores-investigadores pertenecientes a un grupo de académicos, revista de investigación, academia, institución educativa, observatorio de investigación específica, etc.
Por lo tanto en esta ocasión y para el tema que elegí eche mano de los criterios de selección de fuentes de información siguientes:
· Pertinencia: ¿tiene relación con tu tema?
· Suficiencia: ¿satisface tus necesidades de información o necesitas más?
· Aportación: ¿brinda una perspectiva novedosa de tu tema?
· Credibilidad: ¿de dónde proviene el recurso y la información?
· Calidad: ¿el recurso está bien elaborado y cita las referencias que utilizó?
· Autoridad: ¿quién asume la responsabilidad por la información contenida?
· Actualidad: ¿indica la fecha en la cual se elaboró el recurso?
· Amplitud: ¿presenta datos suficientes e indica su procedencia?
· Accesibilidad: ¿es fácil acceder al recurso y a la información que contiene?
En definitiva fueron muy útiles, enmarco de una manera precisa la búsqueda y discriminación de los sitios en que debía buscar, me permitió construir apoyado en un método un sistema de información que prácticamente adquiere la estructura del ensayo, trabajo, o entregable a presentar.
Ayuda a construir las fichas, que en algún momento serán el apoyo más importante en la investigación.
El tema que elegí es “La Investigación administrativa y el uso de las fuentes documentales”, por la importancia que tiene la generación de documentos en la vida cotidiana de la Administración Pública y que en el tiempo se vuelven acervo valioso para la consulta y conocimiento del contexto de su creación, apoyo importante para la toma de decisiones.
· ¿Cuán confiables son las fuentes?
· ¿En qué elementos nos apoyamos para considerar que la información es o no confiable?
· ¿Es necesaria más información?
Siempre es necesaria más información, sin embargo la amplitud del trabajo deberá extenderse o acotarse según el propósito de la investigación, investigue en sitios como Google Académico, Google books, Ask, sitios como;
•Biblioteca Jurídica Virtual
•Base de datos de Bibliografía Jurídica
•Instituto Nacional de Ciencias Penales (INACIPE):
•UAM-Biblioteca:
•Biblioteca Miguel de Cervantes:
•Educateca
•Clacso, Red de bibliotecas virtuales de Ciencias Sociales de América Latina y el Caribe:
•Universidad Pedagógica Nacional
Sin embargo, solo fueron útiles para mi investigación aquellas que no se especializan en temas jurídicos, al menos no en este primer momento, ya que para establecer el marco lógico de la investigación era necesario acceder a los antecedentes, problematizar y generar un contexto adecuado, base para delimitar nuestra búsqueda de información.
También identifique las fuentes en primarias o secundarias, si era una opinión, resumen, comentario de un libro o autor o si era solamente la introducción, el prólogo o el libro original y completo, con todos sus capítulos.
De la misma manera considerar el autor, el año de elaboración, el colegio, academia o grupo de investigación, cual es la bibliografía citada en su libro, y sus comentarios a pie de página, si los hubiera.
Claro está que encontré diferencias en los buscadores y sitios consultados, en alguno caso la información complemento la investigación, ya que se requiere la aportación y visión, social jurídica, administrativa, etc. para tener un panorama amplio y objetivo, me permitió obtener datos considerar datos y líneas de investigación que en un principio no había considerado.
Finalmente, resulto muy provechoso el ejercicio, en realidad nunca había realizado una investigación de esta manera, quizás utilice las mismas herramientas, pero no como esta vez, no cabe duda, tenemos los elementos, debemos reaprender a utilizarlos, estar abiertos a nuevos métodos, nuevas formas, a actualizarnos, a ser más eficientes, más críticos, a indagar, investigar, desaprender para aprender.
Compare y analice fuentes documentales, mapas, mentales, libros, hojas de datos, como ejemplo muestro los siguientes:
Buscador: Google
Académico
Texto 3
La preservación de la memoria es una expresión cuyo contenido, en el ámbito académico histográfico, antropológico y cultural se refiere a aquellos recursos y mecanismos usados por las sociedades para agrupar, conservar, enriquecer y transmitir los hechos valorados como significativos por la sociedad en su conjunto por uno o varios grupos de ésta. La importancia de tales estrategias es fundamental, porque ellas garantizan la presencia y continuidad de las experiencias y conocimientos acumulados por un grupo humano en su proceso de desarrollo, con el fin de construir un marco de referencia para las generaciones del presente y del futuro.
Título: Fuentes Documentales para la Historia de la Administración Pública de Bogotá en el Siglo XX
Autor: Saydi Nuñéz Cetina, Luis E. Rodríguez Baquero, Patricia Echeverri Posada
País: Bogotá, Colombia.
Año: 2006
Editorial: Alcaldía Mayor de Bogotá
Nuñéz Cetina, S., Rodríguez Baquero, L. E., & Echeverri Posada, P. (2006). Fuentes Documentales para la Historia de la Administración Pública de Bogotá en el Siglo XX. Bogotá, Colombia
Es conocida la extraordinaria importancia de los testimonios documentales para hacer más fiable la investigación toponímica; así pues, apoyándome en documentación medieval, y en línea de continuidad con trabajos anteriores 1, es mi objetivo, en esta ocasión, interpretar la toponimia mayor de un sector castellano al SO. de la provincia de Palencia. Para ello, he revisado las escrituras del Archivo de la Catedral de León (a. 775-1230) y de la Catedral de Palencia (a. 1035-1247), así como también la Colección Diplomática del Monasterio de Sahagún (a. 857-1230) y del Monasterio de San Zoilo de Carrión (a.1047-1300)
Título: Macrotoponimia castellana en fuentes documentales. Reflejo de la evolución histórica de nuestra lengua.
Autor: María Fátima Carrera de la Red
Editor: Alicante: Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.
La convocatoria de las Primeras Jornadas sobre Investigación en Archivos, del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara, dedicadas al estudio de las fuentes documentales que en él se conservan, no sólo son de gran oportunidad, sino que son una necesidad, ya que constituyen un excelente instrumento para dar a conocer y enseñar a utilizar los archivos, ese gran arsenal de información, elemento esencial de la memoria colectiva, en los que se reúnen las pruebas y testimonios más directos de nuestra sociedad y de nuestro quehacer colectivo. Por ello debemos considerar a los archivos como elementos fundamentales para el conocimiento y comprensión de nuestro pasado y de nuestras raíces históricas. Son pues, una herramienta de trabajo imprescindible de los historiadores. Es difícil, por no decir imposible, pretender avanzar en el conocimiento de nuestro pasado, sin acudir a investigar en los archivos.
Título: La investigación y las fuentes documentales de los archivos, Volumen 1
Autor: Asociación de amigos del Archivo Histórico Provincial.
Editor: Anabad Castilla-La Mancha
Pais: España
Año: 1996
Procedencia
del original la Universidad de Michigan
Claro que de alguna manera todos hemos sido víctimas de la infoxicación sin saber siquiera de su existencia. Para quienes realizamos investigaciones de manera continua, formal, académica, escolar o laboral, el hecho de buscar información en la web muchas veces nos obliga a renunciar a la búsqueda (inclusive antes de encontrar lo que investigabas), gracias a la saturación de información a la que constantemente estamos expuestos.
La infoxicación la podemos definir como sobrecarga informativa, la mismas que hace que el contenido sea mucho más del que pensábamos que existía y de la que podemos procesar por lo que consecuentemente mientras nos desvivimos indagando sobre una tema, más información encontramos y se termina el tiempo de la investigación, la clave está en el conocimiento que se tenga de buscadores específicos, para temas específicos, bibliotecas virtuales, revistas de investigación, bases de datos que los buscadores convencionales no localizan de manera convencional, se requiere utilizar las palabras adecuadas como comando de ideas para obtener los resultados deseados.
LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA Y EL USO DE LAS FUENTES DOCUMENTALES
El presente trabajo tiene como objetivo el de establecer la importancia del uso de las fuentes documentales en el proceso de la investigación administrativa. Con la finalidad de identificar los tipos de razonamiento y las principales técnicas e instrumentos coadyuvantes.
Para realizar una investigación administrativa, se requiere hacer uso de los propios documentos que emanan de la administración pública, toda vez que dichos documentos, plasma el contexto y percepción situacional y causal de las autoridades generadoras, con lo cual se integra información precisa y adecuada para ser utilizada por quien toma las decisiones. A pesar de que en México aún no existe una cultura de rescate de los antecedentes documentales que ofrecen las propias instituciones, esta información puede ser muy importante, valiosa e indispensable.
El día de hoy este acervo no se considera como una fuente de información fundamental y es por que quien toma las decisiones y en general los servidores públicos, la consideran con mucha reserva, inclusive ante una solicitud de información pública, aun con otros servidores públicos, y en el peor de los casos la consideran “patrimonio personal”
Por otra parte la ausencia de un conocimiento acumulado, deriva en la repetición de esfuerzos con una muy marcada escases de sistema y método en su conducta. La importancia de la investigación es, en general, ya sea para las ciencias sociales como para las ciencias físicas la de sentar sobre bases validas, sus respectivos conocimientos.
Por ello el de la importancia de utilizar el método científico en las ciencias sociales, mantener el acervo documental, estudios, programas, proyectos, oficios, circulares y cualquier documento que genera la administración en turno, fiel retrato de su realidad y contexto histórico, información valiosa e indispensable para que futuras administraciones den continuidad, fortalezcan, y de esta manera abreven el conocimiento acumulado.
El perfil o el papel del científico Robert Campbell en la película "el curandero de la selva" es el de científico empírico e investigador social, ya que se preocupa por la tribu que habita en la zona de investigación por la cual él requiere ciertas cosas de la naturaleza, por ende cuida su entorno.
El papel que desarrolla es el de investigar con nuevas flores y plantas la cura del cáncer (entre otras), interviene en el proceso como antropólogo social, no solo como observador, se mimetiza con la comunidad, aprende de sus formas y costumbres, esto también puede ser tomado como una prueba o practica del nuevo descubrimiento que va a movilizar a toda la sociedad.
Las técnicas que el científico utilizo en su investigación fueron la observación ya que analizo diferentes aspectos de un fenómeno a fin de estudiar sus características y comportamiento dentro del medio en donde se desenvuelve éste.
De igual manera la observación directa, que es la inspección que se hace directamente a un fenómeno dentro del medio en que se presenta, a fin de contemplar todos los aspectos inherentes a su comportamiento y características dentro de ese campo.
La observación histórica, que se basa en hechos pasados para analizarlos y proyectarlos al futuro.
La observación controlada, donde se manipulan las variables para inspeccionar los cambios de conducta en el fenómeno observado.
También utilizo la técnica de la experimentación
Experimentaciones cruciales
Este tipo de experimentación pone a prueba las hipótesis planteadas mediante el concurso de los conocimientos, teorías y métodos de investigación que se requieren para llegar a una certeza nueva.
Aspectos fundamentales en la investigación:
a) Creatividad del investigador
b) Rigor del estudio
c) Integridad al manejar la investigación
El objetivo central fue buscar una cura para el cáncer, se observa en el proceso de investigación el análisis de datos con instrumentos de medición, documentación de tales datos para tener un registro de las pruebas que dieron positivo o negativo.
En el diseño de esta experimentación se establecen detalladamente todos los procedimientos, técnicas, métodos e instrumentos que son de utilidad para comprobar la hipótesis establecida.
Los argumentos científicos son la búsqueda de la flor Bromelia, la cual se encuentra en la parte superior de los árboles y que a su vez solo se da en la zona de las amazonas, otro argumento seria la recolección de datos para sintetizar una cura para el cáncer.
Se establecen principios generales que pueden ofrecer soluciones al problema como que se necesita de más personal y más equipo de trabajo para poder obtener los resultados deseados en la investigación ya que son solo dos investigadores en una inmensa selva hasta que recurren a la ayuda de los nativos de la región ahí tenemos un problema y una solución, además se presenta la problemática de que quieren construir una carretera en donde se encuentra el área de investigación y la única solución que a los investigadores los puede ayudar seria encontrando el factor que al parecer cura el cáncer.
En la película se logran identificar los atributos definidos como sistematización y exactitud en el proceso de síntesis de la substancia para localizar el factor determinante para la cura del cáncer, de igual manera se realiza un proceso y precisión en las coincidencias de los datos para que se fundamente la investigación; también se identifica la objetividad y lógica ya que el investigador sabe y tiene bien planteado el objetivo de lo que quiere investigar y hacia donde lo quiere llevar.
Planteo cuidadosamente una investigación, Recogió, registró y analizó los datos obtenidos empleó instrumentos válidos y reconocidos científicamente, formalizó sus descubrimientos durante y al final de la investigación, lo cual permitió al investigador separar los componentes de la mezcla para detectar el factor determinante para procesarlo de manera aislada, medir la proporción (finalidad analítica).
Los investigadores realizaron trabajo de campo y trabajo de laboratorio, en el primero se busca la recolección de la planta que se está estudiando, los métodos de preparación y las dosis en la que se usara, posteriormente en el trabajo de laboratorio las muestras a estudiar deben ser bien identificadas debido a que no todos los tipos de plantas presentan las mismas características algunas son toxicas, antiinflamatorias, relajantes, etc, son procesadas y sometidas a mediciones para identificar sus componentes en un proceso experimental al aplicar la solución a roedores.
El problema al que se enfrenta Holmes en Estudio en Escarlata es un misterioso asesinato en una casa abandonada de Lauriston Gardens. Utiliza una técnica de investigación basada en el método científico que permite ser útil en las investigaciones científicas y delictivas, y que puede convertirse en una forma de pensar, e incluso de una manera de ser, o de vivir en el caso de Sherlock Holmes.
¿Qué utilidad representa el método científico en el caso que nos ocupa?
Observar un fenómeno; plantear una hipótesis que lo pueda explicar; diseñar un experimento para comprobarla; llevar a cabo el experimento; comprobar si los resultados son los esperados; si no lo son, plantear otra hipótesis; y repetir otra vez todos los pasos.
Un científico: primero reflexiona el problema, segundo recolecta la evidencia empírica que le permita establecer premisas, a partir de las cuales construye una explicación lógica, que finalmente corrobora en el campo de acción.
Es precisamente en una base de esos detalles (la palabra escrita con sangre, los trazos que la caracterizan, la ceniza hallada en el piso, el anillo que encuentran junto con el cadáver, las huellas a la entrada de la casa, el olor entre los labios de la víctima, las pastillas halladas junto al segundo cuerpo, etc) que Holmes logra descifrar el misterio.
Por otra parte, las hipótesis abruptas, las conclusiones atropelladas, las limitaciones de los recursos y conocimientos, la ausencia de una metodología, de un protocolo, es lo que lleva a los policías de Scotlan Yard a contrastar, de una manera evidente, con los razonamientos y procedimientos de Sherlock, inclusive con los que en algún momento de la novela realizo de forma tan certera Watson acerca de la personalidad, conocimientos y talentos de Sherlock.
La capacidad de percepción del entorno, inferencia, de deducción y observación es lo que hace ser a Holmes quien es, su personalidad solitaria, excéntrica, musical, científica, con excepcional capacidad de análisis, conjunto de cualidades que resultan útiles para resolver diversos casos que a primera vista no parecen guardar relación.
El método científico, tiene el sentido de despojarnos de emociones o conjeturas, es decir, de elementos ajenos a la claridad del pensamiento y darles un carácter objetivo.
Por supuesto podemos adiestrar nuestra mente para que adquiera el hábito de actuar siempre así.
